KADA SUDSKI SPIS NESTANE: Kako hrvatski građanin može dokazati što je pravosuđe odlučilo prije trideset godina

Istraživanje Portala hrvatskih branitelja o slučaju Mate Božića otvorilo je pitanje koje se tiče svih građana: kako dokazati što je sud odlučio prije trideset godina ako nadležno pravosudno tijelo tvrdi da je izvorni spis uništen?

Za građanina koji je godinama čekao pravomoćnu sudsku odluku, presuda nije samo dokument s brojem predmeta. Ona predstavlja službenu potvrdu odluke pravosuđa, a u pojedinim slučajevima i temelj za ostvarivanje drugih prava.

No što se događa kada nakon dvadeset ili trideset godina ponovno zatreba presuda, a sud odgovori da izvorni spis više ne postoji?

Istraživanje našeg novinara , objavljeno na Portalu hrvatskih branitelja, pokazalo je koliko složen može postati pokušaj rekonstrukcije starog kaznenog postupka. U predmetu K-17/1992 Općinskog suda u Vukovaru službeno je potvrđeno da je Mato Božić imao status oštećenika i da je odluka postala pravomoćna 23. lipnja 1996. godine. Međutim, sud je u odgovorima iz 2026. naveo dva različita datuma arhiviranja spisa te priopćio da je dokumentacija uništena.

Takve okolnosti otvaraju šire pitanje pravila čuvanja sudske dokumentacije, postojanja ovjerenih prijepisa, prava oštećenika i načina na koji se provjerava zakonitost postupanja s arhivskim gradivom.

Koliko dugo hrvatski sudovi moraju čuvati kaznene spise?

Sudski poslovnik propisuje rokove čuvanja sudske dokumentacije. Oni nisu jednaki za sve vrste postupaka, a kod kaznenih predmeta ovise i o visini izrečene kazne zatvora.

Prema članku 167. važećeg Sudskog poslovnika, kazneni spisi u kojima je izrečena kazna zatvora dulja od deset godina čuvaju se 30 godina. Za kazne dulje od pet godina predviđen je rok od 20 godina, za kazne dulje od tri godine 15 godina, a za kazne dulje od jedne godine 10 godina. Ostali kazneni i prekršajni spisi u pravilu se čuvaju pet godina nakon pravomoćnog dovršetka postupka.

Međutim, kod predmeta iz devedesetih godina ključno je utvrditi koji su propisi vrijedili u vrijeme arhiviranja i eventualnog uništavanja dokumentacije.

Sudski poslovnik iz 1997. godine, u članku 248., propisivao je petogodišnje čuvanje većine kaznenih spisa u kojima nije izrečena kazna zatvora dulja od pet godina. Za predmete s kaznama duljim od pet godina vrijedio je rok od deset godina, a za one s kaznama duljim od deset godina rok od trideset godina.

Izmjenama Sudskog poslovnika iz 2022. rokovi su preciznije razrađeni prema visini izrečene kazne.

Zato se današnji rokovi ne mogu automatski primjenjivati na dokumentaciju koja je prema ranijim propisima već bila zakonito izlučena.

Sudski spis ne smije se uništiti samo zato što je istekao rok čuvanja

Posebno je važno razlikovati istek propisanog roka čuvanja od samog postupka uništavanja sudske dokumentacije.

Istek roka predstavlja pretpostavku za razmatranje izlučivanja, ali ne znači da dokumentacija automatski prestaje postojati.

Članci 165. i 166. Sudskog poslovnika uređuju odabiranje i izdvajanje sudskih spisa radi predaje nadležnom arhivu ili uništenja.

Postupak pokreće predsjednik suda, dok odabiranje i izlučivanje gradiva obavlja za to imenovano povjerenstvo.

Pravilnik o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva iz 2020. godine dodatno propisuje da se izlučivanje i uništavanje provodi na temelju odobrenja nadležnog državnog arhiva.

Takvo odobrenje može obuhvaćati određene kategorije dokumentacije prema unaprijed odobrenim rokovima čuvanja ili biti izdano nakon pojedinačnog postupka za određeno gradivo.

Prema članku 37. istog Pravilnika, postupak izlučivanja i uništavanja mora biti dokumentiran odgovarajućom evidencijom, zapisnikom ili drugim dokumentom.

To znači da zakonito uništenje ne mora biti potvrđeno zasebnim zapisnikom za svaki sudski predmet. Pojedini spis može biti obuhvaćen skupnim popisom dokumentacije koja se izlučuje.

Ipak, mora postojati odgovarajuća dokumentacijska osnova na temelju koje se može provjeriti postupanje s gradivom.

Sudski upisnici čuvaju se trajno

Jedna od najvažnijih činjenica za građane jest da sudski spis i sudski upisnik nisu isti dokument.

Dok spis sadržava podneske, zapisnike, dokaze i sudske odluke, upisnik služi evidentiranju predmeta i radnji koje se tijekom postupka poduzimaju.

Članak 168. Sudskog poslovnika predviđa trajno čuvanje upisnika i njima odgovarajućih imenika, dok članak 170. propisuje čuvanje upisnika i pomoćnih knjiga koji se odnose na spise kojima su istekli rokovi čuvanja.

Slične odredbe postojale su i u Sudskom poslovniku iz 1997. godine.

Zato uništenje fizičkog kaznenog spisa ne mora značiti da je nestala i službena evidencija o njegovu postojanju.

Iz sačuvanog upisnika mogu se, ovisno o evidentiranim podacima, utvrditi poslovni broj predmeta, sudionici postupka, datum i vrsta odluke, pravomoćnost te pojedine okolnosti arhiviranja.

Takva evidencija ne zamjenjuje cjelovitu presudu, ali može biti važan službeni dokaz da je postupak vođen i da je u njemu donesena određena odluka.

Što ako presuda postoji u drugom sudskom predmetu?

Sudski spis može biti uništen, a pojedini dokumenti iz njega i dalje sačuvani.

Primjerci presude tijekom godina mogu biti dostavljeni državnom odvjetništvu, braniteljima okrivljenika, drugim sudovima ili nadležnim upravnim tijelima.

Presuda se može koristiti i kao dokaz u kasnijem postupku koji nije neposredno povezan s izvornim kaznenim predmetom.

Upravo takva okolnost pojavljuje se u dokumentaciji koju je Portal hrvatskih branitelja pregledao tijekom istraživanja slučaja Mate Božića.

Među dostavljenim dokumentima nalazi se primjerak presude Općinskog suda u Vukovaru s oznakom ovjere od 14. prosinca 2005. godine.

Božić se također poziva na postojanje ovjerenog prijepisa presude u predmetu Upravnog suda u Osijeku, poslovni broj Us I-43/2017.

Službenim dopisom od 1. srpnja 2025. godine, koji potpisuje sutkinja Valentina Grgić Smoljo, Upravni sud u Osijeku obavijestio je Božića da, povodom njegova zahtjeva od 18. lipnja 2025., može pristupiti sudu svakog radnog dana od 9 do 14 sati radi uvida u spis.

Dopis potvrđuje omogućavanje uvida u upravni predmet, ali sam po sebi ne dokazuje postojanje izvornog kaznenog spisa u tom trenutku.

Za rekonstrukciju sudske dokumentacije posebno je važno podrijetlo ovjerenih prijepisa, vrijeme njihova izdavanja i način na koji su dospjeli u druge sudske predmete.

Prava oštećenika i obveza dostave sudske odluke

Zakon o kaznenom postupku uređuje prava žrtava i oštećenika, uključujući pravo na obavještavanje, sudjelovanje u postupku i pristup dokumentaciji pod zakonom određenim uvjetima.

Prema važećem članku 458., pisana presuda dostavlja se tužitelju, optuženiku i njegovu branitelju te drugim osobama za koje zakon predviđa dostavu.

Oštećeniku koji ima pravo žalbe presuda se dostavlja s odgovarajućom uputom o pravnom lijeku.

Važeći zakon također propisuje da se pravomoćna presuda dostavlja oštećeniku ako on to zahtijeva.

Međutim, za ocjenjivanje postupanja pravosudnih tijela prije trideset godina mjerodavna su procesna pravila koja su vrijedila u vrijeme donošenja i dostave tadašnje sudske odluke.

Jednako je važno razlikovati otpremu presude od njezina stvarnog primitka.

Datum naveden u sudskoj evidenciji otpreme ne mora sam po sebi dokazivati da je određena osoba presudu zaprimila.

Urednost dostave utvrđuje se prema dostavnicama, povratnicama, podacima o uručenju punomoćniku ili drugim zakonom predviđenim evidencijama.

Ako se nakon mnogo godina postavi pitanje je li presuda bila dostavljena, upravo takvi dokumenti mogu imati odlučujuću dokaznu važnost.

Može li se izgubljeni sudski spis obnoviti?

Sudski poslovnik predviđa mogućnost obnavljanja izgubljenih, oštećenih ili uništenih spisa.

Prema članku 118., postupak obnavljanja može se pokrenuti na prijedlog stranke ili po službenoj dužnosti.

Za pravomoćno dovršene predmete potrebna je opravdana potreba, ali postoji važno ograničenje: postupak obnavljanja ne pokreće se ako je protekao propisani rok čuvanja spisa.

Kada su uvjeti ispunjeni, sud pri rekonstrukciji može koristiti preslike dokumenata kojima raspolažu stranke, podatke iz upisnika, pomoćnih knjiga i druge službene evidencije.

Zbog toga formalno obnavljanje sudskog spisa treba razlikovati od naknadnog pribavljanja sačuvanog primjerka presude ili izdavanja potvrde o određenim činjenicama iz starog postupka.

Čak i kada obnavljanje više nije dopušteno, mogu postojati dokumenti iz kojih je moguće utvrditi sadržaj i pravomoćnost ranije sudske odluke.

Kako građanin može doći do stare presude?

Kada nadležni sud priopći da više ne raspolaže izvornim spisom, građanin može zatražiti provjeru sačuvanih sudskih evidencija.

Pritom su važni poslovni broj predmeta, godina postupka, naziv suda i podaci o sudionicima.

Na temelju tih informacija moguće je tražiti podatke iz upisnika, provjeriti postojanje zbirke sudskih odluka i utvrditi jesu li izdavani ovjereni prijepisi presude.

Ako je riječ o kaznenom postupku, korisno je provjeriti dokumentaciju nadležnog državnog odvjetništva. Pojedini primjerci odluka mogu se nalaziti i u drugim sudskim ili upravnim predmetima.

Nadležni državni arhiv može raspolagati preuzetom dokumentacijom ili podacima o postupcima njezina odabiranja i izlučivanja.

Građanin može zatražiti i pisanu informaciju o tome na temelju koje službene evidencije sud potvrđuje arhiviranje ili uništenje predmeta.

Pritom treba razlikovati pravo stranke ili oštećenika na uvid u sudski spis od općeg prava na pristup informacijama. Ta se prava ostvaruju prema različitim zakonskim osnovama i uz različita ograničenja.

Sudski spisi koji imaju povijesnu vrijednost

Sudski poslovnik posebno uređuje čuvanje spisa koji su zbog svojeg sadržaja ili osoba na koje se odnose od povijesnog, znanstvenog ili društvenog značenja.

Takva dokumentacija ne mora biti tretirana jednako kao redoviti predmeti kojima je istekao rok čuvanja.

To je osobito važno za sudske postupke povezane s Domovinskim ratom, ratnim događajima, povredama ljudskih prava i drugim pitanjima koja imaju šire društveno značenje.

Ipak, povijesna vrijednost dokumentacije utvrđuje se prema pravilima arhivske struke i odgovarajućim propisima, a ne automatski prema vremenu u kojem je nastala.

Ministarstvo kulture i medija Republike Hrvatske objavilo je 2023. godine posebnu metodologiju sređivanja, izlučivanja i odabiranja gradiva na papiru u posjedu sudova.

Svrha metodologije jest uspostavljanje jedinstvenijeg pristupa upravljanju pravosudnom dokumentacijom, uključujući utvrđivanje gradiva koje se trajno čuva te dokumentacije koja nakon isteka propisanih rokova može biti izlučena.

Takav sustav važan je ne samo za administrativno poslovanje sudova nego i za očuvanje vjerodostojnih povijesnih izvora.

Sudska odluka nije samo broj predmeta

Slučaj Mate Božića pokazuje koliko se pitanja može otvoriti kada građanin, desetljećima nakon završetka kaznenog postupka, pokušava pribaviti dokumentaciju o odluci koja se odnosi na njegova prava.

Službeni odgovori, sačuvani upisnici i ovjereni prijepisi mogu pomoći u rekonstrukciji postupka čak i kada izvorni sudski spis više nije dostupan.

Zakonito uništavanje dokumentacije dio je uređenog sustava upravljanja sudskim arhivima. Međutim, jednako je važno da postoje odgovarajuće evidencije o načinu na koji je takvo postupanje provedeno.

Kada građanin nakon trideset godina zatraži dokaz o onome što je pravosuđe odlučilo, odgovor ne bi trebao završiti samo informacijom da izvornog spisa više nema. Potrebno je utvrditi koje su službene evidencije sačuvane, što one potvrđuju i može li se pribaviti vjerodostojan primjerak sudske odluke.

Jer iza svakog sudskog broja stoji konkretan događaj, određena odluka i ljudska sudbina. A vrijeme koje je proteklo od donošenja presude ne mijenja činjenicu da je pravosuđe o tome jednom već odlučivalo.